Hạn mức tối thiểu 400 triệu đồng và quy định phí bảo hiểm công chứng viên theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Khi thực hiện các giao dịch pháp lý quan trọng, các văn phòng và phòng công chứng luôn phải đối mặt với áp lực quản lý rủi ro từ những sơ suất chuyên môn khó lường. Việc nắm vững quy định về hạn mức bảo hiểm công chứng viên theo khung pháp lý mới sẽ giúp tổ chức hành nghề vừa tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ pháp luật, vừa chủ động xây dựng phương án tài chính bảo vệ mình.

Tại Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, Chính phủ đã ban hành những hướng dẫn chi tiết về điều kiện, thời hạn, trách nhiệm bồi thường và mức phí tối thiểu cho dòng sản phẩm bắt buộc này.

📌 Quy định pháp lý về hạn mức bảo hiểm công chứng viên tối thiểu

Theo Khoản 1 Điều 31 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, số tiền bảo hiểm tối thiểu đối với bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp công chứng viên được ấn định cụ thể:

• Số tiền bảo hiểm tối thiểu là 400.000.000 VND (bốn trăm triệu đồng) cho mỗi sự cố tổn thất.
• Mức trách nhiệm này phải được ghi nhận rõ ràng, minh bạch trong hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.

Triển khai theo quy định trên, đơn bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp áp dụng mức trách nhiệm tối thiểu 400.000.000 VND/vụ và tổng số cho mỗi công chứng viên trong một năm bảo hiểm. Đối với toàn bộ tổ chức hành nghề, Giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ ghi rõ tổng hạn mức trách nhiệm cho tất cả các công chứng viên làm việc tại tổ chức trong năm đó. Trong mọi tình huống phát sinh tổn thất, tổng số tiền bồi thường sẽ không vượt quá tổng hạn mức đã quy ước trong thời hạn bảo hiểm.

Tìm hiểu thêm về nền tảng pháp lý liên quan tại bài viết về quy định bắt buộc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp công chứng viên theo Luật Công chứng và Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

💵 Quy định mức sàn phí bảo hiểm công chứng viên hằng năm

Song song với quy định về hạn mức bảo hiểm công chứng viên, Khoản 2 Điều 31 Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng đưa ra nguyên tắc xác định phí tham gia bảo hiểm mang tính chất bảo vệ an toàn cho thị trường:

• Tổ chức hành nghề công chứng và doanh nghiệp bảo hiểm được quyền chủ động thỏa thuận mức phí, nhưng không được thấp hơn 03 triệu đồng/năm cho một công chứng viên (chưa bao gồm thuế VAT).
• Phí bảo hiểm được phân bổ thành từng kỳ thanh toán theo từng năm bảo hiểm và được thu hằng năm theo hợp đồng dài hạn (thời hạn bảo hiểm luật định tối thiểu là 05 năm).
• Sau mỗi năm bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm sẽ đánh giá lại mức độ rủi ro để điều chỉnh mức phí cho năm tiếp theo nếu các bên có thỏa thuận trước và ghi nhận bằng điều khoản riêng trong hợp đồng.

Đối với trường hợp tham gia ở mức trách nhiệm chuẩn tối thiểu 400.000.000 VND/vụ và tổng số cho mỗi nhân sự, mức phí bảo hiểm áp dụng là 3.000.000 VND (chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng) cho một công chứng viên trong một năm bảo hiểm.

📊 Biểu phí chuẩn và hạn mức bảo hiểm công chứng viên cho văn phòng dưới 5 tỷ

Nhằm tạo điều kiện hỗ trợ các đơn vị công chứng tiếp cận đơn bảo hiểm nhanh chóng, doanh nghiệp bảo hiểm ban hành biểu phí chuẩn và hạn mức phân cấp cho nhóm văn phòng có quy mô vừa và nhỏ:

Điều kiện áp dụng biểu phí chuẩn

• Tổ chức hành nghề công chứng có doanh thu hằng năm dưới 5 tỷ đồng.
• Số lượng cán bộ hành nghề chuyên môn không vượt quá 20 người.
• Tổ chức hành nghề không ghi nhận bất kỳ khiếu nại bồi thường nào trong vòng 5 năm tính đến thời điểm chào phí.

Bảng hạn mức trách nhiệm và quyền lợi chuẩn

Khác với cơ chế phí linh hoạt ở các tổ chức tư vấn pháp lý (tham khảo thêm tại bài viết về hạn mức trách nhiệm và biểu phí chuẩn cho văn phòng luật sư quy mô nhỏ dưới 5 tỷ đồng), phí của công chứng viên bị ràng buộc bởi mức sàn luật định 3 triệu đồng/người/năm.

🔍 Yếu tố xác định phí khi lựa chọn hạn mức cao hơn mức tối thiểu

Trên thực tế, có rất nhiều hợp đồng giao dịch chuyển nhượng tài sản hoặc dự án bất động sản có giá trị lên tới hàng chục hoặc hàng trăm tỷ đồng. Do đó, mức tối thiểu 400 triệu đồng đôi khi chưa đủ để bù đắp rủi ro cho những văn phòng công chứng lớn.

Khi tổ chức có nhu cầu nâng hạn mức bảo hiểm công chứng viên lên cao hơn mức tối thiểu luật định, mức phí sẽ được phòng thẩm định tính toán lại dựa trên các yếu tố rủi ro thực tế:

1. Hạn mức trách nhiệm bồi thường yêu cầu cho mỗi vụ việc và tổng hạn mức năm.
2. Quy mô hoạt động và doanh thu hàng năm của tổ chức hành nghề công chứng.
3. Số lượng công chứng viên và cơ cấu nhân sự hỗ trợ chuyên môn đang làm việc.
4. Lịch sử phát sinh tổn thất và các khiếu nại trách nhiệm trong vòng 5 năm gần nhất.

Để hiểu rõ hơn về vai trò của công cụ tài chính này đối với cả người hành nghề và khách hàng giao dịch, bạn có thể xem thêm bài phân tích bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp luật sư và công chứng viên là gì.

📋 Checklist kiểm tra hợp đồng bảo hiểm công chứng viên trước khi ký kết

Để đảm bảo quyền lợi và tính pháp lý của hợp đồng bảo hiểm, đại diện văn phòng nên rà soát lại các mục cốt lõi:

• ☐ Hạn mức bảo hiểm công chứng viên tối thiểu đạt từ 400.000.000 đồng/vụ trở lên cho mỗi công chứng viên.
• ☐ Tổng hạn mức bảo hiểm của cả tổ chức được xác lập phù hợp với số lượng nhân sự hành nghề thực tế.
• ☐ Phí bảo hiểm cho mỗi công chứng viên không được thấp hơn mức sàn 3.000.000 đồng/năm (chưa VAT).
• ☐ Mức khấu trừ tự chịu được thể hiện từ 2.000.000 đồng/vụ theo đúng Nghị định 104/2025/NĐ-CP.
• ☐ Hợp đồng có đính kèm đầy đủ danh sách công chứng viên được bảo hiểm và các điều khoản đánh giá rủi ro hằng năm.

Mỗi tổ chức hành nghề công chứng đều có đặc thù giao dịch và phân khúc khách hàng riêng biệt. Nếu quý đơn vị đang cần tư vấn chi tiết về việc xây dựng hạn mức bảo hiểm công chứng viên phù hợp cũng như cập nhật các thủ tục tham gia nhanh chóng, uy tín, hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn chuyên môn tại paa.vn để được hỗ trợ tận tâm.