Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì?

Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động là bước khiến nhiều gia đình và doanh nghiệp lúng túng nhất. Thiếu một giấy tờ, dùng sai mẫu hoặc giấy tờ của nước ngoài chưa được hợp pháp hóa có thể khiến hồ sơ phải bổ sung, chỉnh sửa.

Bài viết này liệt kê rõ từng nhóm giấy tờ theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để bạn kiểm tra trước khi nộp.

Nếu chưa rõ trường hợp của mình thuộc diện cần giấy phép lao động hay giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, hãy đọc kỹ phần mở đầu của series trước khi chuẩn bị hồ sơ.

📋 Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm những giấy tờ nào?

Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm 7 nhóm giấy tờ chính.

Người sử dụng lao động là đơn vị nộp hồ sơ. Người lao động nước ngoài cần chuẩn bị và cung cấp các giấy tờ cá nhân, còn doanh nghiệp chuẩn bị văn bản đề nghị và giấy tờ chứng minh nhu cầu, vị trí cùng hình thức làm việc.

Việc phân rõ trách nhiệm ngay từ đầu giúp hồ sơ đầy đủ hơn. Đồng thời, hồ sơ cũng nhất quán hơn khi cơ quan có thẩm quyền thẩm định.

Để hiểu đúng đối tượng áp dụng, bạn có thể tham khảo thêm bài Ai được coi là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam?

1. Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động

Đây là văn bản của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Văn bản này cần nêu rõ nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.

Người sử dụng lao động cần điền đầy đủ thông tin về đơn vị, người lao động nước ngoài, vị trí công việc, hình thức làm việc, địa điểm và thời hạn làm việc dự kiến.

Thông tin trong Mẫu số 03 phải khớp với các giấy tờ khác trong hồ sơ. Sự không thống nhất về tên, số hộ chiếu, vị trí hay thời hạn làm việc có thể gây khó khăn khi thẩm định.

🩺 Giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, lý lịch tư pháp và ảnh

Nhóm giấy tờ này liên quan trực tiếp đến người lao động nước ngoài. Bạn cần chuẩn bị cẩn thận ngay từ đầu.

• Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp. Trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế thì áp dụng theo quy định về kết nối, chia sẻ đó.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp: Chỉ được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau. Thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
• Hộ chiếu còn thời hạn: Người lao động nước ngoài cần có hộ chiếu còn thời hạn khi nộp hồ sơ.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận: Cần chứng minh người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam. Giấy tờ này được cấp không quá 6 tháng, tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
• Ngoại lệ về lý lịch tư pháp: Không cần nộp giấy tờ này trong trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.
• 02 ảnh màu: Kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.

Ảnh cần đúng quy cách để tránh phải chụp lại. Hộ chiếu cần còn thời hạn và thông tin phải thống nhất với văn bản đề nghị.

Về giấy khám sức khỏe, bạn nên kiểm tra kỹ thời hạn sử dụng, đặc biệt với giấy do cơ sở y tế nước ngoài cấp. Giấy tờ hết thời hạn hoặc không thuộc trường hợp được thừa nhận có thể không được chấp nhận.

🔎 Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Nhóm giấy tờ này chứng minh người lao động nước ngoài vào Việt Nam theo hình thức nào. Tùy từng hình thức mà giấy tờ cần nộp sẽ khác nhau.

• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Cần văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, đồng thời xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc.
• Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội; tham gia thực hiện gói thầu, dự án: Cần văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Cần hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, cùng văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng.
• Chào bán dịch vụ: Cần văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
• Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc: Cần văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
• Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, chủ sở hữu, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng: Cần giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định về vị trí công việc của người lao động nước ngoài.

Bạn cần xác định đúng hình thức làm việc trước khi chuẩn bị giấy tờ. Mỗi hình thức có yêu cầu chứng minh riêng, không thể dùng chung một loại văn bản cho mọi trường hợp.

🎓 Giấy tờ chứng minh vị trí công việc

Nhóm giấy tờ cuối cùng chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Đây là căn cứ quan trọng để xác định người lao động nước ngoài có thuộc diện xem xét cấp giấy phép lao động theo vị trí công việc dự kiến hay không.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các vị trí này trong bài Những vị trí công việc mà người nước ngoài có thể làm tại Việt Nam.

Giấy tờ chứng minh vị trí công việc được quy định tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Tùy vị trí là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật mà giấy tờ cần nộp sẽ khác nhau.

Đối với chuyên gia và lao động kỹ thuật, giấy tờ thường liên quan đến văn bằng, chứng chỉ, quá trình đào tạo và xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.

Đối với nhà quản lý và giám đốc điều hành, giấy tờ thường liên quan đến điều lệ, văn bản bổ nhiệm, điều động hoặc giấy tờ chứng minh chức danh, phạm vi điều hành và kinh nghiệm phù hợp.

Vì vậy, bạn không nên chỉ chuẩn bị giấy tờ theo tên vị trí ghi trên hợp đồng dự kiến. Bạn cần chuẩn bị giấy tờ có thể chứng minh được vị trí đó theo đúng quy định.

✅ Checklist hồ sơ xin giấy phép lao động

Trước khi nộp hồ sơ, bạn có thể dùng checklist dưới đây để rà soát lại từng nhóm giấy tờ.

• ☐ Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• ☐ Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, hoặc giấy khám sức khỏe của nước ngoài đáp ứng điều kiện thừa nhận và thời hạn sử dụng.
• ☐ Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
• ☐ Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, được cấp không quá 6 tháng, trừ trường hợp liên thông thủ tục.
• ☐ 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
• ☐ Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
• ☐ Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Checklist này giúp bạn nhìn thấy bức tranh tổng thể của hồ sơ. Sau khi rà soát, bạn nên sắp xếp giấy tờ theo đúng thứ tự nhóm để dễ kiểm tra.

⚠️ Một số lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

Giấy tờ của nước ngoài trong hồ sơ cấp giấy phép lao động phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.

Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Trường hợp giấy tờ là bản sao, cần được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực.

Bạn cũng cần lưu ý thời hạn của giấy phép lao động. Thông tin chi tiết đã được trình bày trong bài Thời hạn giấy phép lao động tối đa là bao nhiêu?

Thời hạn ghi trong hồ sơ cần phù hợp với thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến, văn bản cử người lao động nước ngoài sang làm việc, hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan, tùy từng trường hợp.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu giúp quá trình thẩm định thuận lợi hơn. Bạn nên kiểm tra lại thông tin trên mọi giấy tờ để đảm bảo thống nhất.

Nếu bạn cần được hỗ trợ rà soát hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, hãy liên hệ qua website paa.vn hoặc số điện thoại 0347674755 để được tư vấn thêm về quy trình và giấy tờ cần chuẩn bị.