Người sử dụng lao động có những trách nhiệm nào trong tuyển dụng và quản lý người lao động nước ngoài?

Bạn đang chuẩn bị tuyển một chuyên gia, nhà quản lý hay lao động kỹ thuật người nước ngoài nhưng chưa rõ ai phải chịu trách nhiệm chính trong hồ sơ? Trách nhiệm người sử dụng lao động quản lý người nước ngoài là phần trọng tâm mà doanh nghiệp, tổ chức và cả cá nhân kinh doanh cần hiểu đúng ngay từ đầu.

Nếu làm chưa đủ hoặc sai thời hạn, quá trình làm việc có thể bị gián đoạn. Vì vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng theo quy định sẽ giúp cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài an tâm hơn.

📌 Người sử dụng lao động là ai theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP?

Theo Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng người lao động nước ngoài bao gồm doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, nhà thầu, cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trách nhiệm không chỉ thuộc về các doanh nghiệp lớn. Một nhà thầu, một tổ chức hay một cá nhân kinh doanh hợp pháp khi sử dụng lao động nước ngoài cũng phải thực hiện các thủ tục liên quan.

Người lao động nước ngoài trong trường hợp này là công dân nước ngoài vào làm việc tại các vị trí quy định, theo hình thức như thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng kinh tế, cung cấp dịch vụ, tình nguyện viên và các hình thức khác được liệt kê tại Điều 2.

Để hiểu rõ hơn về đối tượng này, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Ai được coi là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam?

Việc xác định đúng người sử dụng lao động là bước đầu tiên. Từ đó, cơ quan có thẩm quyền, nơi nộp hồ sơ và trách nhiệm theo dõi sau cấp giấy phép mới được xác định rõ ràng.

🧭 Trách nhiệm chuẩn bị và nộp hồ sơ đúng quy định

Người sử dụng lao động là chủ thể nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Người lao động nước ngoài không tự nộp thay cho người sử dụng lao động trong các thủ tục này.

Trước khi nộp hồ sơ, người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo từng trường hợp cụ thể. Danh mục hồ sơ sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc xin cấp mới, cấp lại hay gia hạn.

Một số giấy tờ thường cần được chuẩn bị kỹ gồm văn bản đề nghị theo mẫu, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn thời hạn, ảnh theo kích thước quy định và giấy tờ chứng minh vị trí công việc, hình thức làm việc.

Đối với giấy phép lao động, hồ sơ còn cần phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận theo quy định, cùng giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Bạn có thể xem chi tiết danh mục này tại bài Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì?

Ngoài việc chuẩn bị giấy tờ, người sử dụng lao động phải nộp đúng thời hạn. Với hồ sơ cấp giấy phép lao động, thời hạn nộp là trong 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Việc nộp chậm hoặc nộp thiếu có thể khiến hồ sơ bị trả lời, bổ sung hoặc không được chấp thuận. Do đó, người sử dụng lao động nên lập kế hoạch thời gian từ sớm, đặc biệt khi giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch, chứng thực.

📝 Trách nhiệm giải trình nhu cầu và ký kết hợp đồng

Trong hồ sơ cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động phải có văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu.

Nội dung giải trình cần thể hiện rõ vị trí công việc, lĩnh vực làm việc, hình thức làm việc, địa điểm làm việc, thời hạn làm việc và trình độ chuyên môn kỹ thuật nếu có của người lao động nước ngoài.

Đối với một số hình thức làm việc như thực hiện hợp đồng lao động, tham gia gói thầu, dự án hoặc làm việc cho cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc.

Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động. Đây là trách nhiệm cần lưu ý để tránh phát sinh rủi ro khi kiểm tra.

Người sử dụng lao động cũng cần đảm bảo vị trí, hình thức và địa điểm làm việc thực tế phù hợp với nội dung đã được cấp. Nếu có thay đổi, cần thực hiện thủ tục theo quy định thay vì tự ý điều chuyển.

🔄 Trách nhiệm thông báo, cấp lại và gia hạn

Trong quá trình quản lý, người sử dụng lao động phải theo dõi thời hạn của giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để kịp thời làm thủ tục gia hạn.

Thời hạn gia hạn cần được thực hiện trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn. Nộp quá sớm hoặc quá muộn đều có thể ảnh hưởng đến việc giải quyết hồ sơ.

Khi giấy phép lao động bị mất, hư hỏng không sử dụng được hoặc có thay đổi nội dung như họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh, người sử dụng lao động phải làm thủ tục cấp lại.

Đối với trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, trước ít nhất 3 ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc.

Nội dung thông báo cần có thông tin cơ bản về người lao động, số giấy phép lao động, tên người sử dụng lao động, ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc, không vượt quá thời hạn của giấy phép đã được cấp.

🏛️ Phối hợp với cơ quan quản lý theo Điều 36 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Điều 36 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong quản lý người lao động nước ngoài. Trong đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm quản lý, hướng dẫn người sử dụng lao động tại địa phương thực hiện các quy định của pháp luật.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cũng thực hiện tuyên truyền, phổ biến pháp luật, kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo quy định về việc tuyển dụng, quản lý người lao động nước ngoài trên địa bàn.

Điều này có nghĩa người sử dụng lao động cần phối hợp khi có yêu cầu kiểm tra, cung cấp thông tin và thực hiện đúng các quy định đã được hướng dẫn tại địa phương. Sự phối hợp rõ ràng giúp quá trình quản lý minh bạch và giảm rủi ro cho cả hai bên.

Người sử dụng lao động cũng cần lưu ý trách nhiệm thu hồi và nộp lại giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận khi giấy tờ hết hiệu lực, chấm dứt làm việc hoặc thuộc trường hợp phải thu hồi theo quy định.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về trình tự này trong bài Trình tự thu hồi giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động như thế nào?

Nếu không thu hồi được giấy tờ, người sử dụng lao động phải nêu rõ lý do theo quy định. Việc chậm trễ trong bước này có thể gây khó khăn cho việc quản lý xuất nhập cảnh và theo dõi lao động nước ngoài.

⚠️ Những lưu ý thực tế để tránh sai sót

Một sai sót phổ biến là chỉ tập trung vào việc xin cấp giấy phép mà quên theo dõi thời hạn, thay đổi vị trí công việc hoặc thay đổi địa điểm làm việc. Những thay đổi này đều cần được xử lý theo đúng thủ tục.

Sai sót khác là chuẩn bị giấy tờ chưa đồng nhất. Ví dụ, thông tin về vị trí công việc, hình thức làm việc, thời hạn làm việc trong văn bản đề nghị cần khớp với hợp đồng, văn bản cử đi hoặc giấy tờ chứng minh kinh nghiệm.

Người sử dụng lao động cũng nên kiểm tra kỹ hộ chiếu còn thời hạn, giấy khám sức khỏe còn hiệu lực sử dụng và các giấy tờ nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực khi cần thiết.

Trong mọi trường hợp, người sử dụng lao động nên đọc kỹ điều khoản hợp đồng lao động, thỏa thuận liên quan và kiểm tra thông tin mới nhất từ cơ quan có thẩm quyền tại địa phương trước khi nộp hồ sơ.

Nếu chưa chắc chắn về trường hợp của mình, hãy liên hệ đơn vị tư vấn hoặc cơ quan quản lý lao động tại địa phương để được hướng dẫn cụ thể. Việc hỏi trước sẽ nhẹ nhàng và tiết kiệm hơn nhiều so với việc bổ sung hồ sơ nhiều lần.

✅ Checklist trách nhiệm của người sử dụng lao động

Dưới đây là checklist ngắn gọn để người sử dụng lao động rà soát trước và trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài:

• ☐ Xác định đúng người sử dụng lao động và cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc
• ☐ Chuẩn bị văn bản đề nghị, báo cáo giải trình nhu cầu và các giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo mẫu
• ☐ Kiểm tra hộ chiếu còn thời hạn, giấy khám sức khỏe, ảnh và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc
• ☐ Nộp hồ sơ trong thời hạn quy định và theo dõi việc chuyển hồ sơ qua Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia
• ☐ Ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản khi thuộc trường hợp phải ký và gửi bản sao khi được yêu cầu
• ☐ Thông báo trước khi người lao động làm việc tại tỉnh, thành phố khác hoặc khi thuộc diện phải thông báo
• ☐ Theo dõi thời hạn giấy phép lao động, làm thủ tục gia hạn hoặc cấp lại khi cần thiết
• ☐ Thu hồi và nộp lại giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận khi hết hiệu lực hoặc chấm dứt làm việc
• ☐ Phối hợp với cơ quan quản lý địa phương khi có yêu cầu kiểm tra, báo cáo hoặc cung cấp thông tin

Hy vọng checklist này giúp bạn, gia đình và doanh nghiệp của mình quản lý người lao động nước ngoài một cách rõ ràng, đúng quy định và an tâm hơn trong hành trình làm việc tại Việt Nam.

Nếu bạn cần được hỗ trợ tìm hiểu thông tin hoặc tư vấn thủ tục, hãy liên hệ qua Website: 0347674755 – Nhanh chóng, uy tín tại https://paa.vn để được hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp.