Đã có giấy phép lao động nhưng cần thay đổi vị trí công việc, thủ tục gồm những gì?

Đã có giấy phép lao động nhưng công việc thực tế thay đổi, bạn có cần làm lại thủ tục không? Với trường hợp thay đổi vị trí công việc giấy phép lao động, câu trả lời là cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới, dù người sử dụng lao động không thay đổi.

Quy định này được nêu tại Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Bài viết dưới đây sẽ giúp gia đình, cá nhân người nước ngoài và người sử dụng lao động hiểu rõ hồ sơ cần chuẩn bị.

📋 Khi nào phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới?

Theo Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động đang còn hiệu lực, có nhu cầu thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trong giấy phép lao động nhưng không thay đổi người sử dụng lao động, thì phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Điểm cần lưu ý là giấy phép lao động hiện có phải đang còn hiệu lực. Nếu giấy phép đã hết hiệu lực, việc xử lý sẽ theo hướng khác và cần kiểm tra thêm quy định hiện hành.

Việc thay đổi vị trí công việc ở đây cần gắn với các vị trí mà người nước ngoài được phép đảm nhiệm tại Việt Nam. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về những vị trí công việc mà người nước ngoài có thể làm tại Việt Nam để đối chiếu trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Phân biệt với các trường hợp khác trong Điều 20

Điều 20 không chỉ quy định riêng cho trường hợp thay đổi vị trí công việc. Nghị định còn nêu các trường hợp khác như làm việc cho người sử dụng lao động khác ở cùng vị trí và lĩnh vực, hoặc tiếp tục làm việc sau khi đã được gia hạn giấy phép lao động.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, người sử dụng lao động cần xác định đúng tình huống của mình. Mỗi tình huống sẽ có nhóm giấy tờ khác nhau, dù vẫn nằm trong cùng một điều khoản.

Bảng trên chỉ giúp phân biệt nhanh. Hồ sơ cụ thể vẫn phải căn cứ đúng khoản tương ứng trong Điều 20.

🧾 Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động khi thay đổi vị trí công việc

Đối với trường hợp thay đổi vị trí công việc, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm bốn nhóm giấy tờ chính theo Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Nhóm đầu tiên là các giấy tờ quy định tại khoản 1, khoản 3 và khoản 5 Điều 18 Nghị định này. Đây là phần giấy tờ chung mà người sử dụng lao động cần chuẩn bị trong hồ sơ.

• ☐ Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• ☐ Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
• ☐ 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.

Nhóm thứ hai là giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo quy định tại Điều 19 Nghị định này, áp dụng đối với trường hợp thay đổi vị trí công việc.

Nhóm thứ ba là bản sao giấy phép lao động đã được cấp. Đây là giấy tờ để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu với giấy phép hiện có của người lao động.

Như vậy, hồ sơ không chỉ gồm giấy tờ chứng minh vị trí mới, mà còn cần có văn bản đề nghị, hộ chiếu, ảnh và bản sao giấy phép lao động đã cấp.

🔍 Giấy tờ chứng minh vị trí công việc mới theo Điều 19

Giấy tờ chứng minh vị trí công việc cần phù hợp với vị trí dự kiến làm việc, như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Đối với nhà quản lý, giấy tờ chứng minh có thể liên quan đến điều lệ công ty, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động. Với cơ quan, tổ chức, giấy tờ có thể liên quan đến giấy phép thành lập hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu.

Đối với giám đốc điều hành, cần có giấy tờ chứng minh người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Trường hợp khác cần có điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức, kèm văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.

Đối với chuyên gia, cần có văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương, kèm văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm làm việc phù hợp. Một số lĩnh vực đặc thù như văn hóa, thể thao, hàng không, giáo dục và đào tạo có giấy tờ chứng minh riêng theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.

Đối với lao động kỹ thuật, cần có văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm, kèm văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm. Trường hợp có ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp, cần có văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm đó.

Trong nhiều trường hợp, người lao động đã làm việc tại Việt Nam có thể sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm, theo quy định tại Điều 19.

Để hiểu rõ hơn về hồ sơ cấp mới nói chung, bạn có thể xem thêm bài viết hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì.

📌 Nếu thay đổi cả hình thức làm việc thì sao?

Trường hợp thay đổi hình thức làm việc ghi trong giấy phép lao động nhưng không thay đổi người sử dụng lao động cũng phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Hồ sơ trong trường hợp này gồm các giấy tờ quy định tại khoản 1, khoản 3 và khoản 5 Điều 18, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo khoản 6 Điều 18 và bản sao giấy phép lao động đã được cấp.

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc cần phù hợp với hình thức dự kiến, ví dụ thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội, nhà cung cấp dịch vụ, chào bán dịch vụ, tình nguyện viên và các hình thức khác theo quy định.

Vì vậy, người sử dụng lao động cần xác định rõ mình thay đổi vị trí công việc, thay đổi hình thức làm việc, hay thay đổi cả hai. Việc xác định đúng sẽ giúp chuẩn bị đúng nhóm giấy tờ chứng minh.

⏰ Những lưu ý về thời hạn và hiệu lực giấy phép

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhưng không quá 02 năm.

Thời hạn này có thể gắn với hợp đồng lao động dự kiến ký kết, văn bản cử người lao động sang làm việc, hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên, hoặc các trường hợp khác theo quy định. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết thời hạn giấy phép lao động tối đa là bao nhiêu để nắm rõ hơn.

Người sử dụng lao động cũng cần lưu ý các giấy tờ của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt, chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định của pháp luật.

Trước khi nộp hồ sơ, nên kiểm tra lại thông tin trên giấy phép lao động hiện có, vị trí công việc dự kiến, hình thức làm việc và thời hạn làm việc để đảm bảo thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.

✅ Checklist chuẩn bị hồ sơ thay đổi vị trí công việc

Để tránh thiếu sót, người sử dụng lao động có thể rà soát hồ sơ theo checklist dưới đây trước khi nộp.

• ☐ Xác định đúng trường hợp thay đổi vị trí công việc, không thay đổi người sử dụng lao động.
• ☐ Chuẩn bị văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• ☐ Chuẩn bị hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
• ☐ Chuẩn bị 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm theo yêu cầu.
• ☐ Chuẩn bị giấy tờ chứng minh vị trí công việc mới theo Điều 19.
• ☐ Chuẩn bị bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
• ☐ Kiểm tra hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực giấy tờ nước ngoài nếu cần.
• ☐ Đối chiếu vị trí công việc, hình thức làm việc và thời hạn làm việc trong hồ sơ.

Checklist này chỉ mang tính tham khảo để chuẩn bị hồ sơ. Quy định và biểu mẫu có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy người đọc nên kiểm tra văn bản hiện hành hoặc liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn cụ thể.

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ cho người thân hoặc nhân viên nước ngoài, hãy dành thời gian rà soát kỹ từng giấy tờ. Chuẩn bị đầy đủ từ đầu sẽ giúp quá trình xử lý thuận lợi và giảm rủi ro phải bổ sung hồ sơ.

Để tìm hiểu thêm thông tin hữu ích cho gia đình và cá nhân người nước ngoài tại Việt Nam, bạn có thể truy cập website https://paa.vn hoặc liên hệ qua số điện thoại 0347674755 để được hỗ trợ tra cứu thông tin theo nhu cầu.