Giấy khám sức khỏe, hộ chiếu và các giấy tờ cần chuẩn bị khi xin giấy phép lao động?

Nhiều gia đình và người sử dụng lao động thường băn khoăn khi chuẩn bị hồ sơ, nhất là phần giấy khám sức khỏe xin giấy phép lao động và các giấy tờ đi kèm.

Chỉ một giấy tờ thiếu hoặc chưa đúng yêu cầu cũng có thể khiến hồ sơ phải bổ sung, làm chậm kế hoạch làm việc.

Bài viết này tổng hợp những giấy tờ cần chuẩn bị theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, để bạn dễ dàng rà soát trước khi nộp hồ sơ.

📋 Giấy khám sức khỏe xin giấy phép lao động cần đáp ứng yêu cầu gì?

Giấy khám sức khỏe là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.

Theo quy định, giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp.

Có một trường hợp được miễn nộp bản giấy riêng, đó là khi kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.

Nếu sử dụng giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp, cần lưu ý thêm điều kiện về thừa nhận lẫn nhau.

• Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe phải có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau.
• Thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra kỹ ngày cấp và nguồn gốc của giấy khám sức khỏe.

Nếu giấy tờ này do nước ngoài cấp, hãy rà soát thêm yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch chứng thực khi áp dụng.

Bạn có thể xem thêm tổng quan hồ sơ trong bài Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì?

🛂 Hộ chiếu, ảnh và phiếu lý lịch tư pháp cần chuẩn bị ra sao?

Ngoài giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn thời hạn là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ.

Người lao động nước ngoài cần chuẩn bị hộ chiếu còn thời hạn tại thời điểm nộp hồ sơ.

Ảnh trong hồ sơ cũng có yêu cầu cụ thể, không nên dùng ảnh không đúng quy cách.

• 02 ảnh màu.
• Kích thước 4 cm x 6 cm.
• Phông nền trắng.
• Mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.

Một giấy tờ khác cần chú ý là phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận về tình trạng án tích.

Theo Điều 18, giấy tờ này phải chứng minh người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam.

Thời hạn của giấy tờ này cũng rất quan trọng cần kiểm tra trước khi nộp.

• Được cấp không quá 6 tháng, tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
• Trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động.

Nếu hồ sơ đã quá thời hạn này, bạn nên chuẩn bị lại giấy tờ mới theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Để hiểu rõ hơn trường hợp nào cần giấy phép lao động, bạn có thể tham khảo bài Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có cần giấy phép lao động hay giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động?

📑 Văn bản giải trình nhu cầu và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Hồ sơ còn cần văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.

Văn bản này được thực hiện theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Đây là phần thể hiện rõ lý do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đề nghị sử dụng người lao động nước ngoài cho vị trí dự kiến.

Bên cạnh đó, người sử dụng lao động cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.

Nhóm giấy tờ này phụ thuộc vào hình thức làm việc cụ thể, ví dụ như thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận, nhà cung cấp dịch vụ, chào bán dịch vụ, hoặc điều chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam.

Một số giấy tờ thường gặp trong nhóm này gồm:

• Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, kèm xác nhận đã được tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc, đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
• Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết, đối với một số hình thức thực hiện hợp đồng, thỏa thuận hoặc tham gia gói thầu, dự án.
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài cùng văn bản chứng minh thời gian làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài, đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
• Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ, đối với trường hợp chào bán dịch vụ.
• Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc, đối với trường hợp điều chuyển.
• Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định, đối với trường hợp chủ tịch hội đồng quản trị, thành viên hội đồng quản trị, chủ sở hữu, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng.

Bạn nên đối chiếu hình thức làm việc của mình với danh mục tại Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để chuẩn bị đúng loại giấy tờ.

Thông tin về các hình thức này cũng được nhắc tới trong bài Ai được coi là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam?

🏢 Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật

Ngoài hình thức làm việc, hồ sơ còn cần giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài thuộc một trong bốn vị trí công việc theo quy định.

Đó là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Mỗi vị trí có yêu cầu chứng minh khác nhau về bằng cấp, kinh nghiệm hoặc quyết định bổ nhiệm.

Đối với nhà quản lý, giấy tờ chứng minh có thể là điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động, hoặc giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức và văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó.

Đối với giám đốc điều hành, cần có giấy tờ chứng minh vai trò người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm trực tiếp điều hành một lĩnh vực phù hợp.

Đối với chuyên gia, cần có văn bằng, chứng chỉ chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm phù hợp.

Một số lĩnh vực đặc thù như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội cũng có yêu cầu riêng về chuyên ngành đào tạo và kinh nghiệm.

Đối với lao động kỹ thuật, cần chứng minh đã được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.

Trong nhiều trường hợp, nếu người lao động đã làm việc tại Việt Nam, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp có thể được dùng để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm theo quy định tại Điều 19.

Để hiểu rõ hơn các vị trí này, bạn có thể đọc thêm bài Những vị trí công việc mà người nước ngoài có thể làm tại Việt Nam?

✅ Checklist giấy tờ cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên tự rà soát từng nhóm giấy tờ để tránh thiếu sót.

• ☐ Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• ☐ Giấy khám sức khỏe do cơ sở có đủ điều kiện cấp, hoặc giấy khám sức khỏe do nước ngoài cấp đáp ứng điều kiện thừa nhận lẫn nhau và không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
• ☐ Hộ chiếu còn thời hạn.
• ☐ Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận về tình trạng chấp hành hình phạt, xóa án tích, truy cứu trách nhiệm hình sự, cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp liên thông thủ tục.
• ☐ 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
• ☐ Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc phù hợp với trường hợp cụ thể theo khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• ☐ Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Đối với giấy tờ của nước ngoài, cần kiểm tra thêm yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

Thời hạn của giấy phép lao động sau khi được cấp cũng là điều gia đình nên nắm rõ, bạn có thể tham khảo bài Thời hạn giấy phép lao động tối đa là bao nhiêu?

Những thông tin trong bài viết này được tổng hợp từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đặc biệt là Điều 18, và chỉ mang tính tham khảo chung.

Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra lại điều khoản, biểu mẫu và yêu cầu mới nhất với cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Nếu cần hỗ trợ tìm hiểu thông tin, bạn có thể liên hệ qua Website: 0347674755 – Nhanh chóng, uy tín tại https://paa.vn để được hướng dẫn thêm về các bước chuẩn bị hồ sơ.