Hồ sơ bồi thường bằng tiếng nước ngoài: phải dịch công chứng tiếng Việt/Anh, phí do ai trả?

Khi đi du lịch hoặc công tác ở nước ngoài, việc phát sinh sự cố sức khỏe đột xuất tại các quốc gia không sử dụng tiếng Anh là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Trong tình huống này, việc nắm rõ quy định về dịch thuật hồ sơ bồi thường bảo hiểm sẽ giúp bạn chủ động thu thập chứng từ và giải quyết quyền lợi nhanh chóng.

Nhiều khách hàng thường băn khoăn liệu giấy tờ bằng tiếng bản địa có được chấp nhận ngay không, cần dịch sang thứ tiếng nào và ai là người chịu trách nhiệm chi trả chi phí dịch thuật. Dưới đây là những quy định chi tiết căn cứ theo hợp đồng bảo hiểm du lịch quốc tế Flexi.

📄 Quy định dịch thuật hồ sơ bồi thường bảo hiểm theo Giấy chứng nhận Flexi

Theo quy định ghi chú trên Giấy chứng nhận bảo hiểm và Giấy yêu cầu bồi thường Flexi, hai ngôn ngữ được tiếp nhận trực tiếp trong hồ sơ yêu cầu giải quyết bồi thường là tiếng Việt và tiếng Anh.

Trường hợp các chứng từ y tế, hóa đơn hoặc giấy tờ liên quan sử dụng ngôn ngữ khác, Người yêu cầu bồi thường có trách nhiệm cung cấp bản dịch hợp lệ làm cơ sở giải quyết bồi thường cho Bảo hiểm Bảo Việt.

Bản dịch hợp lệ phải thỏa mãn một trong hai hình thức sau:

• Bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh có công chứng theo quy định pháp luật.
• Bản dịch do Đại sứ quán trực tiếp thực hiện.

Nếu thiếu bản dịch theo đúng tiêu chuẩn nêu trên, đơn vị giải quyết quyền lợi sẽ chưa đủ căn cứ pháp lý và chuyên môn để đọc hiểu, thẩm định và đối chiếu các khoản chi phí phát sinh trong chuyến đi của bạn.

💰 Chi phí dịch thuật hồ sơ bồi thường bảo hiểm do ai chi trả?

Đây là vấn đề thực tế được rất nhiều gia đình quan tâm sau khi hoàn tất đợt điều trị ở nước ngoài trở về. Căn cứ theo điều khoản thỏa thuận trong Giấy chứng nhận bảo hiểm du lịch Flexi:

Phí dịch thuật do Người yêu cầu bồi thường tự chi trả.

Điều này có nghĩa là công ty bảo hiểm chỉ xem xét chi trả các chi phí rủi ro thuộc phạm vi bảo vệ như 6 quyền lợi chi phí y tế và chi phí khác trong bảo hiểm du lịch Flexi. Khoản phí phát sinh để chứng thực, công chứng hoặc nhờ cơ quan ngoại giao dịch thuật hồ sơ sẽ không nằm trong danh mục được hoàn trả bồi thường.

📑 Những loại giấy tờ nào thường cần dịch thuật công chứng?

Tùy theo sự kiện bảo hiểm phát sinh, các chứng từ bằng tiếng nước ngoài (chẳng hạn như tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Thái, tiếng Pháp…) cần được dịch thuật để nộp kèm bộ hồ sơ bồi thường bảo hiểm du lịch quốc tế thường bao gồm:

• Báo cáo y tế, tóm tắt bệnh án, sổ khám bệnh ghi nhận chẩn đoán của bác sĩ.
• Chỉ định xét nghiệm, kết quả chẩn đoán hình ảnh, toa thuốc theo đợt điều trị.
• Biên lai thu tiền viện phí, hóa đơn tiền thuốc và bảng kê chi tiết viện phí.
• Giấy ra viện hoặc chứng nhận phẫu thuật (nếu điều trị nội trú).
• Biên bản xác nhận sự cố, biên bản tai nạn của cảnh sát hoặc cơ quan có thẩm quyền nước sở tại (nếu có).

Bên cạnh việc chuẩn bị bản dịch, bạn cũng cần chú ý ai là người đại diện đứng tên trên giấy yêu cầu để cung cấp kèm các giấy tờ pháp lý phù hợp, như đã nêu tại bài viết Ai được yêu cầu bồi thường bảo hiểm du lịch Flexi và cần giấy tờ gì theo từng trường hợp?.

💡 Checklist chuẩn bị hồ sơ bằng tiếng nước ngoài trước khi nộp

Để tiết kiệm thời gian đi lại và tránh việc hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần, bạn có thể kiểm tra danh mục theo checklist sau:

• ☐ Giữ đầy đủ toàn bộ chứng từ y tế gốc, hóa đơn gốc và toa thuốc do cơ sở y tế nước ngoài phát hành.
• ☐ Hỏi trước bệnh viện hoặc phòng khám tại nước ngoài xem họ có hỗ trợ xuất chứng từ bằng tiếng Anh hay không để giảm bớt chi phí dịch thuật sau này.
• ☐ Lựa chọn đơn vị dịch thuật có chức năng công chứng tư pháp hoặc liên hệ Đại sứ quán để thực hiện bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
• ☐ Rà soát tính chính xác của bản dịch so với bản gốc, đặc biệt là họ tên bệnh nhân, ngày tháng điều trị và các con số viện phí.
• ☐ Kê khai rõ ràng các tài liệu cung cấp tại Mục II trên Giấy yêu cầu bồi thường Flexi trước khi gửi nộp.

🤝 Lời khuyên giúp quá trình yêu cầu bồi thường thuận lợi

Việc chuẩn bị hồ sơ giấy tờ sau một chuyến đi có phát sinh sự cố y tế đôi khi mang lại cảm giác mệt mỏi cho gia đình. Tuy nhiên, việc nắm chắc quy tắc ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được những hiểu lầm không đáng có về thời gian cũng như chi phí phát sinh.

Trước khi mang hồ sơ đi công chứng dịch thuật, bạn nên liên hệ với chuyên viên tư vấn bảo hiểm để được rà soát sơ bộ xem danh mục giấy tờ đã đầy đủ chưa, tránh dịch thuật thừa các tài liệu không cần thiết nhằm tối ưu chi phí.

Nếu bạn cần hỗ trợ kiểm tra chi tiết các điều khoản hợp đồng hoặc cần hướng dẫn quy trình hoàn thiện hồ sơ bảo hiểm du lịch quốc tế, hãy liên hệ với chúng tôi qua website paa.vn hoặc hotline 0347674755 để được giải đáp tận tình, nhanh chóng và uy tín.