Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài được thực hiện như thế nào?

Giấy phép lao động sắp hết hạn là thời điểm nhiều gia đình và doanh nghiệp dễ lo lắng, vì vừa muốn người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc ổn định, vừa sợ bỏ sót giấy tờ. Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục để tiếp tục sử dụng giấy phép đang còn hiệu lực khi có nhu cầu làm việc tiếp theo quy định.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc gia hạn được quy định tại Điều 27, Điều 28 và Điều 29. Người sử dụng lao động cần chuẩn bị hồ sơ, nộp đúng thời điểm và theo dõi thời hạn giải quyết để tránh bị động.

📄 Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm những gì?

Hồ sơ gia hạn không giống hoàn toàn hồ sơ cấp mới. Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp.
• 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
• Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
• Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, trừ trường hợp làm việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định.

Việc chuẩn bị sớm các giấy tờ này giúp hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu. Bạn có thể tham khảo thêm giấy khám sức khỏe, hộ chiếu và các giấy tờ cần chuẩn bị khi xin giấy phép lao động để đối chiếu các giấy tờ cá nhân.

Giấy khám sức khỏe cần lưu ý điều gì?

Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp. Trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế thì được áp dụng theo quy định về kết nối, chia sẻ này.

Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chỉ được sử dụng khi Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau. Thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

Vì vậy, khi chuẩn bị gia hạn, người sử dụng lao động nên kiểm tra lại thời hạn của giấy khám sức khỏe, hộ chiếu và giấy phép lao động hiện tại. Nếu một trong các giấy tờ này sắp hết hiệu lực, cần chủ động xử lý trước để không làm gián đoạn hồ sơ.

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định, hồ sơ gia hạn cần có giấy tờ chứng minh hình thức làm việc. Tùy theo hình thức làm việc cụ thể, giấy tờ có thể là một trong các loại sau:

• Một trong các giấy tờ quy định tại điểm b, d, đ và e khoản 6 Điều 18 Nghị định.
• Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định.
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 2 Nghị định.

Nếu chưa rõ trường hợp của mình thuộc hình thức làm việc nào, người sử dụng lao động nên đối chiếu với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài và kiểm tra điều khoản, giấy tờ liên quan trong hợp đồng hoặc văn bản cử lao động.

🗂️ Trình tự nộp hồ sơ gia hạn như thế nào?

Thời điểm nộp hồ sơ là điểm rất quan trọng. Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.

Nộp quá sớm hoặc quá muộn đều có thể khiến hồ sơ không đúng thời điểm quy định. Vì vậy, doanh nghiệp và gia đình nên lập kế hoạch từ sớm, đặc biệt khi cần bổ sung giấy khám sức khỏe hoặc giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Kiểm tra đầy đủ 6 nhóm giấy tờ theo Điều 27, gồm văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, ảnh, giấy phép lao động còn thời hạn, hộ chiếu còn thời hạn và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc nếu thuộc diện phải có.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ. Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
3. Bước 3: Chuyển hồ sơ. Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.
4. Bước 4: Xem xét và trả kết quả. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Người sử dụng lao động cũng cần lưu ý về hình thức nộp hồ sơ trực tuyến. Nội dung này được trình bày rõ hơn trong bài thủ tục nộp hồ sơ xin giấy phép lao động qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Ký hợp đồng lao động sau khi được gia hạn

Đối với người lao động nước ngoài theo quy định tại các điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định, sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.

Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó. Đây là điểm cần được doanh nghiệp ghi nhớ để hoàn thiện hồ sơ sau gia hạn.

⏳ Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn là bao lâu?

Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn được xác định theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định. Tuy nhiên, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.

Điều này có nghĩa là thời hạn gia hạn không tự động kéo dài vô thời hạn. Thời hạn cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng lao động dự kiến ký kết, văn bản cử lao động, hợp đồng hoặc thỏa thuận với đối tác, hợp đồng cung cấp dịch vụ và các trường hợp khác được nêu tại Điều 21.

Để hiểu rõ hơn về giới hạn thời hạn này, bạn có thể xem thêm thời hạn giấy phép lao động tối đa là bao nhiêu. Việc nắm rõ thời hạn giúp người sử dụng lao động lên kế hoạch tiếp theo sau khi thời hạn gia hạn kết thúc.

Nếu sau thời hạn gia hạn vẫn có nhu cầu tiếp tục làm việc, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục theo quy định áp dụng tại thời điểm đó. Không nên để giấy phép lao động hết hiệu lực rồi mới bắt đầu chuẩn bị.

✅ Checklist chuẩn bị gia hạn giấy phép lao động

Để tránh bỏ sót, người sử dụng lao động có thể sử dụng checklist dưới đây khi chuẩn bị hồ sơ:

• ☐ Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03.
• ☐ Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực theo quy định.
• ☐ 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm đúng yêu cầu.
• ☐ Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
• ☐ Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
• ☐ Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, nếu thuộc diện phải có.
• ☐ Kiểm tra thời điểm nộp hồ sơ: trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn.
• ☐ Lưu biên nhận, thông báo và văn bản trả lời của cơ quan có thẩm quyền nếu có.
• ☐ Ký hợp đồng lao động bằng văn bản sau gia hạn đối với trường hợp thuộc điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định.

💡 Một số lưu ý thực tế trước khi nộp hồ sơ

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục hành chính, vì vậy tính chính xác của hồ sơ rất quan trọng. Người sử dụng lao động nên kiểm tra kỹ thông tin trên văn bản đề nghị, giấy phép lao động hiện tại và hộ chiếu để tránh sai lệch.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung hoặc không chấp thuận. Khi không được gia hạn, người sử dụng lao động sẽ nhận được văn bản trả lời nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát lại nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ. Văn bản báo cáo giải trình cần phản ánh đúng nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài vào vị trí công việc dự kiến.

Đối với các gia đình có người thân là lao động nước ngoài, việc chủ động theo dõi ngày hết hạn giấy phép lao động sẽ giúp tránh căng thẳng vào phút cuối. Hãy trao đổi sớm với người sử dụng lao động để cùng chuẩn bị giấy tờ cần thiết.

Nếu bạn đang chuẩn bị gia hạn giấy phép lao động và cần được hỗ trợ rà soát hồ sơ, thời hạn nộp và các giấy tờ liên quan, hãy liên hệ qua 0347674755 để được tư vấn nhanh chóng, uy tín. Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình gia hạn thuận lợi và an tâm hơn cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động.