Trang 1 của đơn xin visa Nhật Bản cần điền những thông tin gì?

Bạn đang chuẩn bị hồ sơ và băn khoăn điền đơn xin visa Nhật Bản trang 1 cần những thông tin gì? Đây là phần mở đầu rất quan trọng, vì mọi thông tin sẽ được đối chiếu với hộ chiếu và các giấy tờ khác.

Nếu điền thiếu hoặc không khớp, hồ sơ có thể phải bổ sung hoặc gây khó hiểu khi xét duyệt. Hãy đi chậm từng mục và kiểm tra lại trước khi ký, nộp.

🪪 Ảnh và thông tin họ tên trên trang 1

Trang 1 bắt đầu bằng ô ảnh. Ảnh cần rõ mặt và được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất theo hướng dẫn trong tài liệu.

Bạn ghi đầy đủ họ tên ở mặt sau ảnh. Ảnh được dán bằng hồ dán, không dập ghim.

Để tránh sai kích thước và cách chuẩn bị, bạn có thể tham khảo thêm cách chuẩn bị ảnh hồ sơ visa Nhật Bản 4,5 x 3,5 cm và đối chiếu lại yêu cầu trên mẫu đơn đang dùng.

Sau ô ảnh là phần họ tên bằng tiếng Anh.

• Surname: họ của người xin visa.
• Given and middle names: tên và tên đệm.
• Other names: tên khác nếu có.

Phần này cần trùng với cách ghi trong hộ chiếu. Nếu họ tên có dấu, thứ tự tên hoặc tên đệm khác hộ chiếu, bạn nên kiểm tra lại ngay từ đầu.

🎂 Ngày sinh, giới tính và tình trạng hôn nhân

Mục tiếp theo là Date of Birth và Place of Birth. Ngày sinh ghi theo thứ tự ngày, tháng, năm.

Nếu ngày hoặc tháng chỉ có một chữ số, bạn ghi thêm số 0 ở trước. Cách ghi thống nhất giúp thông tin dễ đọc và dễ đối chiếu.

Nơi sinh ghi theo thứ tự thành phố hoặc thị xã, quận hoặc huyện, quốc gia. Bạn không nên tự rút gọn địa danh nếu không chắc chắn.

Ở mục Sex, bạn chọn Male cho nam và Female cho nữ. Đây là thông tin cơ bản, cần khớp với giấy tờ tùy thân.

Ở mục Marital status, bạn chọn một trong các tình trạng sau:

• Single: độc thân.
• Married: đã kết hôn.
• Widowed: vợ hoặc chồng đã mất.
• Divorced: đã ly hôn.

Nếu đi cùng gia đình, thông tin hôn nhân trên đơn cũng cần phù hợp với giấy tờ chứng minh quan hệ mà bạn nộp kèm.

🌏 Quốc tịch, số giấy tờ và thông tin hộ chiếu

Ở mục Nationality or citizenship, bạn ghi quốc tịch hiện tại. Nếu có quốc tịch cũ hoặc quốc tịch khác, bạn ghi ở mục tương ứng.

Với người có nhiều quốc tịch hoặc từng đổi quốc tịch, phần này cần được điền trung thực. Thông tin không rõ ràng có thể khiến việc đối chiếu hồ sơ trở nên khó khăn.

Mục ID No. issued to you by your government dùng để ghi số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân do cơ quan nhà nước cấp.

Bạn kiểm tra kỹ từng chữ số. Một lỗi nhỏ ở số giấy tờ cũng có thể tạo ra sự không khớp không cần thiết.

Tiếp theo là nhóm thông tin hộ chiếu. Bạn chọn loại hộ chiếu ở mục Passport type.

• Diplomatic: hộ chiếu ngoại giao.
• Official: hộ chiếu công vụ.
• Ordinary: hộ chiếu phổ thông.
• Other: loại khác.

Theo tài liệu hướng dẫn, công dân Việt Nam thường được cấp hộ chiếu phổ thông nên chọn Ordinary. Bạn vẫn cần đối chiếu với hộ chiếu thực tế của mình.

Ở mục Place of issue, bạn ghi tỉnh hoặc thành phố nơi đăng ký làm hộ chiếu. Ở mục Issuing authority, bạn ghi cơ quan cấp.

Bạn cũng ghi ngày cấp và ngày hết hiệu lực hộ chiếu theo thứ tự ngày, tháng, năm. Các thông tin này phải khớp với trang thông tin nhân thân trong hộ chiếu.

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về phần giấy tờ gốc này, hãy xem hộ chiếu và đơn xin visa Nhật Bản cho chuyến du lịch ngắn hạn.

✈️ Mục đích, thời gian lưu trú và ngày đến Nhật Bản

Mục Purpose of visit to Japan yêu cầu ghi rõ mục đích nhập cảnh. Với chuyến du lịch ngắn hạn, bạn ghi mục đích phù hợp với hồ sơ và chương trình lưu trú đã chuẩn bị.

Mục Intended length of stay in Japan cần ghi rõ thời gian dự kiến lưu trú. Tài liệu ví dụ cách ghi như 7 days, 8 days hoặc 9 days.

Bạn nên đảm bảo thời gian lưu trú trên đơn phù hợp với chương trình lưu trú từng ngày. Sự nhất quán này giúp hồ sơ dễ hiểu và đáng tin cậy hơn.

Ở mục Date of arrival in Japan, bạn ghi ngày dự kiến đến Nhật Bản. Ngày này cũng nên phù hợp với hành trình bay và lịch trình đã sắp xếp.

Ở mục Port of entry into Japan, bạn ghi cảng nhập cảnh. Bạn ghi thêm tên chuyến tàu hoặc chuyến bay trong mục Name of ship or airline.

Thông tin chuyến bay thường có trên vé hoặc xác nhận đặt chỗ. Bạn không nên tự đoán tên chuyến bay nếu chưa có thông tin chính xác.

🏨 Nơi lưu trú và các lần lưu trú trước tại Nhật Bản

Ở mục Names and addresses of hotels or persons with whom applicant intends to stay, bạn ghi tên, địa chỉ và số điện thoại của khách sạn hoặc người mà bạn dự định lưu trú.

Số điện thoại cần ghi cả mã vùng. Nếu lưu trú tại nhà người thân hoặc bạn bè, bạn ghi thông tin liên lạc đầy đủ của chủ nhà.

Thông tin nơi lưu trú trên đơn cần khớp với chương trình lưu trú và giấy tờ xác nhận đặt chỗ khách sạn nếu có. Đây là một trong những điểm dễ bị đối chiếu chéo nhất trong hồ sơ.

Bạn có thể xem thêm chương trình lưu trú tại Nhật Bản cho visa du lịch ngắn hạn để chuẩn bị phần lịch trình cho rõ ràng.

Ở mục Dates and duration of previous stays in Japan, bạn ghi thời gian từng lưu trú tại Nhật Bản nếu có. Bạn ghi rõ từ ngày, tháng, năm nào đến ngày, tháng, năm nào.

Nếu chưa từng đến Nhật Bản, tài liệu hướng dẫn ghi NO. Bạn không nên để trống mục này.

🏠 Địa chỉ hiện tại, nghề nghiệp và nơi làm việc

Mục Your current residential address yêu cầu ghi địa chỉ hiện tại. Bạn điền đầy đủ số điện thoại cố định và số di động nếu có.

Số điện thoại cần ghi kèm mã vùng. Thông tin liên lạc rõ ràng giúp cơ quan xét duyệt hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ liên hệ khi cần thiết.

Ở mục Current profession or occupation and position, bạn ghi nghề nghiệp và chức danh hiện tại. Cách ghi cần rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với thực tế.

Ở mục Name and address of employer, bạn ghi tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty, cơ quan hoặc doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc.

Nếu bạn là học sinh, người nghỉ hưu, người tự kinh doanh hoặc chưa có việc làm, bạn vẫn cần điền thông tin phù hợp với hoàn cảnh thực tế của mình. Bạn không nên ghi thông tin không đúng để lấp đầy ô trống.

Trang 1 không chỉ là phần giới thiệu nhân thân. Đây còn là bản tóm tắt ngắn gọn về con người, hộ chiếu và kế hoạch chuyến đi của bạn.

✅ Checklist kiểm tra trang 1 trước khi nộp hồ sơ

Trước khi ký và nộp hồ sơ, bạn hãy rà soát lại trang 1 một lần nữa. Việc kiểm tra kỹ giúp giảm nguy cơ thông tin không khớp với các giấy tờ khác.

• ☐ Ảnh rõ mặt, chụp trong thời gian quy định, ghi họ tên ở mặt sau và dán bằng hồ dán.
• ☐ Họ tên, ngày sinh và nơi sinh khớp với hộ chiếu.
• ☐ Giới tính và tình trạng hôn nhân được chọn đúng.
• ☐ Quốc tịch và số giấy tờ tùy thân được ghi chính xác.
• ☐ Loại hộ chiếu, nơi cấp, cơ quan cấp, ngày cấp và ngày hết hiệu lực khớp với hộ chiếu.
• ☐ Mục đích nhập cảnh và thời gian lưu trú được ghi rõ ràng.
• ☐ Ngày đến, cảng nhập cảnh và tên chuyến bay hoặc chuyến tàu phù hợp với hành trình.
• ☐ Tên, địa chỉ và số điện thoại nơi lưu trú đầy đủ, có mã vùng.
• ☐ Các lần lưu trú trước tại Nhật Bản được ghi rõ, hoặc ghi NO nếu chưa từng đến.
• ☐ Địa chỉ hiện tại, số điện thoại, nghề nghiệp và thông tin nơi làm việc đầy đủ.

Bạn cũng nên đặt trang 1 cạnh hộ chiếu và chương trình lưu trú để đối chiếu từng thông tin. Cách làm đơn giản này giúp bạn phát hiện lỗi chính tả, lỗi số liệu hoặc thông tin chưa thống nhất.

Nếu hồ sơ của bạn có nhiều giấy tờ đi kèm, hãy xem lại hồ sơ xin visa Nhật Bản ngắn hạn cho du lịch gồm những giấy tờ gì để đảm bảo đơn và các giấy tờ hỗ trợ đi cùng một hướng.

Điền trang 1 cẩn thận không mất nhiều thời gian, nhưng mang lại sự yên tâm cho cả gia đình. Chúc bạn hoàn thiện hồ sơ gọn gàng, rõ ràng và tự tin trước chuyến đi.