Trường hợp nào người lao động quốc tế được miễn hoặc không thuộc diện cấp giấy phép lao động?

Bạn là chuyên gia nước ngoài được mời sang Việt Nam làm việc, nhưng không rõ mình có cần giấy phép lao động hay không? Việc hiểu đúng quy định về miễn giấy phép lao động cho chuyên gia ngay từ đầu sẽ giúp gia đình và người sử dụng lao động tránh mất thời gian, công sức và rủi ro không cần thiết.

Không phải mọi trường hợp làm việc tại Việt Nam đều phải cấp giấy phép lao động. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một số nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động nếu đáp ứng điều kiện cụ thể.

📌 Miễn giấy phép lao động cho chuyên gia được hiểu thế nào?

Trước hết, cần phân biệt rõ hai khái niệm thường gây nhầm lẫn. Một là giấy phép lao động, dành cho người lao động nước ngoài thuộc diện phải cấp. Hai là giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, dành cho người lao động nước ngoài đáp ứng điều kiện miễn trừ theo quy định.

Nếu bạn chưa rõ mình thuộc nhóm nào, hãy xem lại bài Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có cần giấy phép lao động hay giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động? để có cái nhìn tổng thể trước khi đi sâu vào từng trường hợp.

Theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật có thể không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong một số trường hợp đặc thù. Các trường hợp này không phải là miễn hoàn toàn mọi thủ tục, mà vẫn cần xem xét hồ sơ, thông báo hoặc đề nghị cấp giấy xác nhận tùy từng tình huống.

Để xác định đúng vị trí công việc của mình, bạn cũng nên tham khảo Những vị trí công việc mà người nước ngoài có thể làm tại Việt Nam?. Vị trí công việc là căn cứ quan trọng để đối chiếu điều kiện miễn trừ.

⏰ Trường hợp làm việc dưới 90 ngày trong một năm

Đây là trường hợp được nhiều chuyên gia quan tâm nhất. Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm, thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Điều kiện này cần được tính cẩn thận theo năm dương lịch. Nếu thời gian làm việc dự kiến vượt quá ngưỡng quy định, hoặc kéo dài sang năm tiếp theo, người sử dụng lao động cần rà soát lại để xác định có phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động hay đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hay không.

Trong thực tế, nhiều chuyên gia chỉ sang Việt Nam để tư vấn, chuyển giao kỹ thuật, đào tạo ngắn hạn hoặc hỗ trợ một dự án cụ thể trong thời gian ngắn. Với những chuyến đi ngắn và có kế hoạch rõ ràng, việc tính đúng số ngày làm việc là bước đầu tiên và rất quan trọng.

Người sử dụng lao động nên lưu trữ rõ ràng lịch trình, thời hạn làm việc và nội dung công việc dự kiến. Những thông tin này giúp cơ quan có thẩm quyền đối chiếu khi cần thiết và giúp người lao động nước ngoài chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị.

🏢 Trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp

Trường hợp thứ hai liên quan đến người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Theo quy định, đây là việc di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới.

Điều kiện quan trọng là người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc. Đây là mốc thời gian cần được chứng minh bằng văn bản rõ ràng.

Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.

Với trường hợp này, người sử dụng lao động tại nước ngoài cần có văn bản cử người lao động sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận thời gian tuyển dụng trước đó. Giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật cũng cần được chuẩn bị theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch điều chuyển nhân sự từ công ty mẹ sang Việt Nam, hãy kiểm tra kỹ điều kiện 12 tháng và phạm vi ngành dịch vụ trước khi chốt lịch trình. Một sai sót nhỏ về thời gian hoặc giấy tờ có thể khiến hồ sơ phải bổ sung, làm chậm tiến độ bắt đầu công việc.

🎓 Trường hợp làm việc trong lĩnh vực được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền

Một nhóm trường hợp khác liên quan đến việc được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Cụ thể, người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động nếu được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.

Ngoài ra, trường hợp được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế, hoặc làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam cũng thuộc diện được xem xét.

Những trường hợp này cho thấy chính sách đang khuyến khích các chuyên gia có trình độ, kỹ năng cao trong lĩnh vực mà Việt Nam ưu tiên phát triển. Tuy nhiên, việc xác nhận phải đến từ cơ quan có thẩm quyền, không phải chỉ dựa trên thỏa thuận riêng giữa hai bên.

Vì vậy, người sử dụng lao động cần chủ động liên hệ cơ quan quản lý chuyên ngành để được hướng dẫn về văn bản xác nhận cần thiết. Đừng chờ đến khi người lao động đã nhập cảnh mới bắt đầu tìm hiểu, bởi điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc đã thống nhất.

📑 Giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật

Dù thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài vẫn cần có giấy tờ chứng minh đúng vị trí công việc của mình. Đây là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xác định trường hợp miễn trừ có phù hợp hay không.

Theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ chứng minh cần được chuẩn bị theo từng nhóm vị trí:

• Nhà quản lý: Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động; giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Giám đốc điều hành: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh; điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức; văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp.
• Chuyên gia: Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm; hoặc văn bằng đại học trở lên trong chuyên ngành đào tạo và ít nhất 01 năm kinh nghiệm phù hợp trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.
• Lao động kỹ thuật: Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc văn bản xác nhận ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam, có thể sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm, theo quy định tại Điều 19.

Ngoài ra, giấy tờ của nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại. Đây là bước nhiều gia đình và doanh nghiệp dễ bỏ sót khi chuẩn bị hồ sơ.

✅ Checklist kiểm tra trước khi kết luận thuộc diện miễn trừ

Để tránh nhầm lẫn, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài nên rà soát theo checklist sau:

• ☐ Xác định đúng vị trí: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật
• ☐ Tính tổng thời gian làm việc trong năm có dưới 90 ngày hay không
• ☐ Kiểm tra điều kiện di chuyển nội bộ doanh nghiệp và thời gian tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục
• ☐ Kiểm tra lĩnh vực làm việc có thuộc diện được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận hay không
• ☐ Chuẩn bị văn bằng, chứng chỉ, văn bản xác nhận kinh nghiệm theo Điều 19
• ☐ Kiểm tra hộ chiếu còn thời hạn, giấy khám sức khỏe và ảnh theo yêu cầu hồ sơ
• ☐ Hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực giấy tờ nước ngoài nếu cần
• ☐ Xác định phải đề nghị cấp giấy xác nhận hay chỉ cần thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc theo quy định

Việc rà soát từng mục một cách bình tĩnh sẽ giúp bạn tự tin hơn. Nếu một điều kiện chưa rõ ràng, hãy dành thời gian kiểm tra lại thay vì vội kết luận.

⚠️ Lưu ý quan trọng về thông báo và giấy xác nhận

Không thuộc diện cấp giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Tùy từng trường hợp, người sử dụng lao động có thể phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, hoặc chỉ cần thông báo với cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Thông báo cần có các nội dung cơ bản như họ và tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động nước ngoài, địa điểm làm việc và thời hạn làm việc. Việc thông báo đúng thời hạn giúp quá trình quản lý được minh bạch và tránh rủi ro pháp lý.

Đối với trường hợp phải cấp giấy xác nhận, hồ sơ cần được nộp trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của từng trường hợp cụ thể nhưng không quá 02 năm. Người sử dụng lao động cũng cần lưu ý việc gia hạn chỉ được thực hiện một lần với thời hạn tối đa là 02 năm, theo quy định tại Điều 17 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Để hiểu thêm về thời hạn, bạn có thể tham khảo Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là bao lâu? và Trường hợp nào người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động? để đối chiếu toàn bộ các nhóm miễn trừ khác.

Nếu bạn đang chuẩn bị cho một chuyên gia, nhà quản lý hay lao động kỹ thuật sang làm việc tại Việt Nam, hãy bắt đầu bằng việc xác định đúng trường hợp của mình, chuẩn bị giấy tờ chứng minh vị trí và kiểm tra thời hạn làm việc ngay từ đầu. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp hành trình làm việc tại Việt Nam của bạn và gia đình nhẹ nhàng, an tâm hơn.

Nếu cần được hỗ trợ tư vấn thêm về thủ tục giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, bạn có thể liên hệ qua hotline 0347674755 để được hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp. Hãy kiểm tra kỹ điều khoản và quy định hiện hành của cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp hồ sơ để đảm bảo mọi bước đều đúng quy định.